#n8n

Praca, która polega na przepisywaniu tego samego z jednego systemu do drugiego, rzadko jest zapisana w jakimkolwiek raporcie. Siedzi w etatach, które i tak trzeba zapłacić, więc nie pojawia się na fakturze i przez to nie wygląda na koszt.

Czym jest n8n

n8n to narzędzie do budowania przepływów łączących systemy, które nie zostały zaprojektowane do współpracy. Zamiast pisać program, układa się kroki na planszy, a złożone przypadki uzupełnia niewielkim fragmentem kodu.

Uruchamia się je w chmurze producenta albo na własnym serwerze, i to właśnie druga możliwość przesądza zwykle o wyborze. Instancja stojąca u siebie oznacza, że dokumenty nie przechodzą przez cudzą platformę, a rachunek nie rośnie z liczbą wykonanych operacji.

Jak działa przepływ

Przepływ składa się z węzłów połączonych w łańcuch. Pierwszy z nich to wyzwalacz reagujący na zdarzenie: nową wiadomość, plik w katalogu, godzinę w harmonogramie albo wywołanie z innego systemu. Kolejne węzły pobierają i przekształcają dane, a ostatni zapisuje wynik gdzieś indziej.

Najbliżej temu do listonosza z bardzo dokładną instrukcją. Instrukcja mówi: weź przesyłkę, sprawdź adres, wrzuć do skrzynki, odhacz na liście. Listonosz wykona to bezbłędnie tysiąc razy i nigdy się nie znudzi, ale ma jedną cechę, o której trzeba pamiętać: nie improwizuje. Przesyłka, która nie mieści się do skrzynki, nie jest dla niego sytuacją do rozwiązania, tylko sytuacją spoza instrukcji, a to, co wtedy zrobi, rozstrzyga się przy budowie przepływu, nie przy pierwszej awarii.

Czym różni się od gotowej integracji

Gotowa integracja dwóch programów jest zbudowana przez ich producentów i działa dokładnie w zakresie, który przewidzieli. Przepływ w narzędziu automatyzacji łączy systemy, których nikt nie planował razem, o ile obie strony udostępniają interfejs programistyczny albo choćby stały format pliku.

Cena tej swobody jest widoczna dopiero w utrzymaniu. Za gotową integrację odpowiada producent i to on dostosowuje ją do własnych zmian. Za przepływ zbudowany samodzielnie odpowiada firma, a zmiana po drugiej stronie jest zdarzeniem, o którym dowiaduje się z awarii.

Jakie procesy warto automatyzować

Sens pojawia się przy czterech warunkach spełnionych naraz. Proces wykonuje się co najmniej kilka razy w tygodniu, przebiega tak samo i ktoś potrafi opisać go na głos, systemy na obu końcach dają się zaczepić, a w firmie jest osoba, która odbierze powiadomienie o błędzie.

Typowe zastosowania to przenoszenie dokumentów sprzedaży do systemu księgowego, zakładanie konta pracownikowi w kilku systemach naraz, zbieranie zamówień z kilku kanałów do jednej kolejki oraz przygotowywanie zestawień, które ktoś dotąd składał ręcznie w arkuszu.

Na co uważać

Automat psuje się cicho i to jest jego najgroźniejsza właściwość. Człowiek, który nie może czegoś zrobić, pyta albo dzwoni, więc firma dowiaduje się tego samego dnia. Przepływ nie zgłasza, że przestał działać, ponieważ brak działania nie jest zdarzeniem, a rejestr uruchomień z definicji nie zawiera uruchomień, które się nie odbyły.

Cisza ma dwa źródła i mylenie ich jest najczęstszym błędem. Pierwsze to wykonanie zakończone błędem, widoczne w rejestrze, o ile ktoś tam zagląda. Drugie to brak wykonania w ogóle: zatrzymany kontener, wyłączony przepływ po nieudanej aktualizacji, wygasłe połączenie z pocztą. Tego rodzaju awarii nie wykryje żadna obsługa błędu wewnątrz przepływu, bo przepływ nie ruszył, więc pytanie „czy w ciągu ostatniej doby proces wykonał się choć raz” musi zadawać coś, co stoi na zewnątrz.

Osobno warto wiedzieć, że instancja automatyzacji ma komplet kluczy do systemów firmy i jest kontem uprzywilejowanym, nawet jeśli nikt jej tak nie nazywa. Wystawienie jej panelu na widok publiczny bez drugiego dowodu tożsamości jest z tego powodu wyjątkowo złym pomysłem.

Kiedy lepiej wziąć coś innego

Przy kilkuset operacjach miesięcznie, bez własnego serwera i bez osoby zaglądającej do panelu raz w miesiącu, taniej i uczciwiej wychodzi usługa rozliczana za wykonanie. W firmie stojącej na pakiecie biurowym z chmury, z prostym obiegiem akceptacji, zwykle wystarcza narzędzie opłacone już w licencji.

Odpada również proces, dla którego nikt nie umie podać stałej kolejności kroków. Wtedy najpierw trzeba go opisać, a to jest inna praca, kończąca się często wnioskiem, że kroku, który miał być trzonem automatyzacji, nikt nie wykonuje od miesięcy.