#inwentaryzacja

Inwentaryzacja w IT to spis tego, co firma ma i gdzie to jest: komputerów i serwerów razem z wersjami systemów, urządzeń sieciowych, zainstalowanych programów, kont w usługach chmurowych, licencji i dat zakończenia wsparcia. Powstaje po to, żeby odpowiedzieć na pytanie o stan majątku technicznego, zanim zada je ubezpieczyciel, audytor albo ktoś, kto właśnie wszedł do sieci.

Skąd się bierze taki spis

Spis nie ma jednego źródła i to jest pierwsza rzecz, która zaskakuje.

Skan sieci pokazuje urządzenia odpowiadające pod firmowymi adresami wraz z ich wyposażeniem. Panel administracyjny usług chmurowych pokazuje konta i wykupione plany, których w sieci nie widać wcale. Faktury i umowy pokazują, co zostało kupione i na jakich warunkach. Lista pracowników z kadr pokazuje, komu ten sprzęt i te konta miały służyć.

Dopiero zestawienie tych czterech list daje spis. Każda z osobna jest wewnętrznie spójna i każda kłamie o czymś innym: sieć nie widzi subskrypcji, faktury nie widzą sprzętu wyrzuconego, kadry nie widzą konta założonego dla kontrahenta.

Spis techniczny obok ewidencji majątku

Dwie takie listy opisują ten sam sprzęt i obie są potrzebne, tylko odpowiadają na inne pytanie.

Ewidencja środków trwałych śledzi wartość i amortyzację, więc laptop kupiony pięć lat temu jest w niej wart niewiele i to jest w niej informacja właściwa. Spis techniczny pyta o coś innego: czy ten laptop dostaje jeszcze poprawki bezpieczeństwa, kto na nim pracuje i czy jego dysk jest zaszyfrowany. Sprzęt w pełni zamortyzowany bywa z tego punktu widzenia najdroższy w firmie.

Wartość leży w różnicy

Sam spis, jako zdjęcie stanu, przydaje się rzadko. Wartość ma dopiero porównanie dwóch odczytów, bo to ono pokazuje zmiany, których nikt nie zgłosił.

Jest to ta sama zasada, co przy odczycie licznika prądu. Jeden odczyt nie mówi nic poza liczbą. Dwa odczyty mówią o zużyciu, a trzy pokazują, że coś zaczęło pobierać prąd w nocy.

W spisie zasobów różnica ujawnia komputer, który pojawił się w sieci bez wiedzy kogokolwiek, program zainstalowany na dziesięciu stanowiskach zamiast na trzech, konto opłacane za osobę, która odeszła kwartał temu, i serwer, który przestał się zgłaszać, choć nikt go nie wyłączał.

Gdzie to się przydaje

Trzy sytuacje wracają najczęściej. Pierwsza to pytanie producenta oprogramowania o liczbę stanowisk, na których używany jest jego program. Druga to audyt, w którym trzeba wykazać, że wiadomo, gdzie leżą dane i kto ma do nich dostęp. Trzecia, najmniej podniosła, to planowanie budżetu: lista maszyn z datami zakończenia wsparcia zamienia wymianę sprzętu z niespodzianki w pozycję w planie.

Jak często to się robi

Częstotliwość zależy od tego, co się zmienia. Skan sieci może chodzić codziennie, bo nic nie kosztuje poza czasem maszyny. Zestawienie go z listą pracowników i z fakturami ma sens raz na kwartał, bo dopiero w tej skali widać rozjazdy warte reakcji.

Osobno wypada przegląd roczny, przy budżecie, kiedy sprawdza się daty zakończenia wsparcia i planuje wymianę. Tylko wtedy spis zamienia się w decyzję, zamiast zostać raportem.

Na co uważać

Spis psuje się szybciej, niż powstaje. Lista zrobiona ręcznie w arkuszu jest nieaktualna po kwartale, bo sprzęt się przenosi, ludzie odchodzą, a programy instalują się bez zgłoszenia. Utrzymanie takiej listy ręcznie jest pracą, której nikt nie wykonuje dwa razy z rzędu.

Druga pułapka to fałszywa kompletność. Narzędzie skanujące sieć raportuje to, do czego dotarło, i milczy o tym, do czego nie dotarło, przy czym oba stany wyglądają w raporcie tak samo. Fragment sieci pominięty w konfiguracji skanowania i fragment faktycznie pusty dają identyczną odpowiedź.

Trzecia to pole właściciela. Narzędzie powie, kto ostatnio logował się na stacji, ale nie powie, kto za nią odpowiada i który dział ponosi jej koszt. Tę informację wpisuje człowiek, raz, i potem trzeba ją utrzymywać.

Kiedy inwentaryzacja nie jest odpowiedzią

Przy kilku komputerach i jednej usłudze chmurowej stały spis jest narzędziem cięższym od problemu, który ma rozwiązać. Wystarczy wtedy jedna aktualna lista i przypomnienie w kalendarzu. Spis nie zastąpi też decyzji: sama wiedza o tym, że trzydzieści maszyn straci wsparcie w przyszłym roku, niczego nie zmienia, dopóki nie stanie za nią plan wymiany i pieniądze.