#gestor

Kartoteki klientów, historia dokumentów, cenniki i stany magazynowe są wspólne i spójne bez żadnej dodatkowej konfiguracji. Ten artykuł wyjaśnia, czym różnią się warianty GT, nexo i nexo PRO i dla jakich firm ma to znaczenie.

📌 Dla kogo jest Gestor?

Gestor nie jest programem dla każdej firmy. Jego wartość ujawnia się w konkretnych scenariuszach, gdzie samo fakturowanie i magazyn w Subiekcie nie wystarczają. Gestor sprawdza się przede wszystkim w:

• Firmach z aktywnym działem handlowym, gdzie sprzedaż to proces wieloetapowy: pierwsze spotkanie, przesłana oferta, negocjacje, zamówienie, faktura.
• Firmach serwisowych i warsztatach, które obsługują zlecenia napraw, reklamacji i przeglądów z harmonogramem i kosztorysem.
• Firmach z kilkoma handlowcami, gdzie właściciel chce widzieć lejek sprzedaży, aktywność zespołu i prognozę przychodów bez pytania każdego z osobna.
• Firmach prowadzących długoterminowe umowy z klientami i dostawcami wymagające cyklicznych przypomnień i automatycznych działań.
• Firmach, które chcą mieć pełną historię kontaktów z klientem w jednym miejscu, bez szukania w mailach, notatnikach i głowach handlowców.

💡 Gestor nie zastępuje Subiekta uzupełnia go. Do wystawiania faktur i prowadzenia magazynu nadal potrzebujesz Subiekta. Gestor zajmuje się tym, co dzieje się przed wystawieniem faktury: relacją, ofertą, negocjacjami i organizacją pracy handlowców. Jeśli firma wystawia faktury dopiero po spotkaniach, ofertach i negocjacjach, Gestor jest naturalnym uzupełnieniem zestawu.

🔀 Trzy warianty - GT, nexo i nexo PRO

🟢 Gestor GT

• Klasyczny interfejs
• Kartoteki klientów z historią kontaktów
• Ofertowanie zintegrowane z Subiektem GT
• Zadania i kalendarz dla handlowców
• Sprawdzony w wielu firmach przez lata
• Niższy koszt wejścia
• Migracja danych do nexo możliwa

🔵 Gestor nexo

• Nowoczesna architektura .NET 8
• Zlecenia serwisowe z kosztorysem i scenariuszami
• Umowy z klientami z cyklicznymi akcjami
• Wbudowany klient poczty e-mail i SMS
• Obsługa RODO (zgody, prawo do zapomnienia)
• Praca jednostanowiskowa i sieciowa
• 45-dniowy okres próbny bez ograniczeń

🟣 Gestor nexo PRO

• Wszystko z nexo, plus:
• Własne raporty LINQ i wzory wydruków
• Rozbudowane pola własne i słowniki
• Pełny ślad rewizyjny zmian
• Klasyfikatory asortymentu (struktura drzewiasta)
• Biblioteka załączników bez limitu
• Sfera nexo SDK do własnych rozszerzeń

🟢 Gestor GT: sprawdzony CRM dla firm na linii GT

Gestor GT to system zarządzania relacjami z klientami przeznaczony dla firm działających na linii Insert GT. Obsługuje kartoteki kontrahentów, historię kontaktów, ofertowanie zintegrowane z Subiektem GT i kalendarz z zadaniami dla handlowców. Klasyczny interfejs jest dobrze znany użytkownikom innych programów linii GT.

Gestor GT jest aktywnie rozwijany przez Insert i nadal obsługuje wszystkie podstawowe scenariusze CRM:

od pierwszego kontaktu z klientem, przez przesłaną ofertę, negocjacje, aż po zamówienie i powiązanie z dokumentem handlowym w Subiekcie. Firmy, które nie planują migracji na nexo i korzystają z GT jako podstawowej platformy, mają w Gestorze GT kompletne narzędzie CRM bez potrzeby zmiany środowiska.

🔵 Gestor nexo: CRM z integracją w sercu ekosystemu Insert

Gestor nexo to nowoczesna platforma CRM zbudowana na architekturze .NET 8, ściśle zintegrowana z Subiektem nexo na poziomie wspólnej bazy danych. To fundament, który odróżnia Gestora od zewnętrznych systemów CRM: nie ma synchronizacji, nie ma duplikatów, nie ma opóźnień w danych.

📋 Główne obszary funkcjonalne Gestora nexo

👥 Kartoteki klientów i historia kontaktów

• Szczegółowe kartoteki kontrahentów z danymi firmy, danymi przedstawicieli, notatkami i załącznikami.
• Pełna historia kontaktów: spotkania, rozmowy telefoniczne, maile, notatki, wizyty, wysłane oferty i wystawione dokumenty handlowe w jednym widoku.
• Szybkie wyszukiwanie klientów i danych CRM z dowolnego miejsca w systemie.
• Analiza i wykorzystywanie zbiorów klientów do segmentacji i działań marketingowych.
• Wspólna kartoteka z Subiektem nexo: ten sam klient w Gestorze i Subiekcie, bez duplikatów i bez synchronizacji.
• Badanie statusu kontrahenta: weryfikacja NIP w GUS, białej liście VAT i VIES bezpośrednio z kartoteki klienta.

📝 Ofertowanie i procesy sprzedażowe

• Tworzenie ofert dla klientów z pozycjami z kartoteki asortymentu Subiekta nexo, z aktualnymi cenami i rabatami.
• Obsługa wielu ofert w ramach jednego procesu ofertowania z możliwością porównywania wariantów.
• Negocjowanie ofert z klientem przez wbudowanego klienta poczty e-mail bez wychodzenia z systemu.
• Przekształcanie zaakceptowanych ofert bezpośrednio w dokumenty handlowe i magazynowe w Subiekcie nexo: fakturę, zamówienie, WZ.
• Lejek sprzedaży z etapami procesu ofertowego i prognozowaniem przychodów na podstawie statusów ofert.
• Historia wszystkich ofert w kartotece klienta z możliwością ponownego użycia lub modyfikacji starszej oferty.

📅 Zadania, kalendarz i organizacja pracy

• Planowanie działań w kalendarzu: spotkania, rozmowy telefoniczne, listy, notatki, konwersacje internetowe, e-maile.
• Delegowanie zadań konkretnym pracownikom z określeniem terminu i priorytetu.
• Monitorowanie postępu prac i statusów zadań przez przełożonych i właścicieli firmy.
• Funkcja przypomnień o zaplanowanych działaniach z możliwością rejestracji czasu ich wykonania.
• Automatyczne planowanie i wykonywanie akcji na podstawie zdefiniowanych reguł.
• Rezerwowanie ogólnodostępnych zasobów firmy: pojazdy służbowe, sale konferencyjne, sprzęt.
• Wymiana informacji między użytkownikami systemu przez komentarze i procesy ofertowe.

🔧 Zlecenia serwisowe

• Dedykowany moduł do zarządzania serwisem, naprawami i reklamacjami z wykorzystaniem scenariuszy obsługi klienta.
• Szybkie sprawdzenie dostępności potrzebnych części bezpośrednio z poziomu zlecenia serwisowego.
• Kosztorys zlecenia z obliczeniem opłacalności: koszt robocizny, koszt materiałów, marża.
• Powiązanie zlecenia serwisowego z wszystkimi dokumentami handlowymi i magazynowymi w Subiekcie nexo.
• Generowanie automatycznych działań i wysyłanie powiadomień w formie e-maili lub SMS-ów na każdym etapie realizacji zlecenia.
• Klient na każdym etapie wie, co się dzieje z jego urządzeniem lub zamówieniem, bez konieczności dzwonienia do firmy.

📄 Umowy z klientami i dostawcami

• Ewidencja umów z klientami i dostawcami w jednym miejscu: umowy handlowe, umowy serwisowe, umowy na dostawy mediów (prąd, gaz, przeglądy).
• Powiązanie umów z cyklicznymi, automatycznie wykonywanymi akcjami: wystawianie dokumentów cyklicznych, dodawanie przypomnień o zbliżającym się terminie odnowienia.
• Historia wszystkich umów w kartotece klienta z podglądem statusu i terminów.
• Powiadomienia o wygasających umowach z wyprzedzeniem konfigurowalnym przez użytkownika.

📧 Komunikacja e-mail i SMS

• Wbudowany klient poczty e-mail do prowadzenia korespondencji z klientami bez przełączania się do zewnętrznego klienta pocztowego.
• Zbiorcza wysyłka e-maili do segmentowanych grup klientów z poziomu systemu.
• Rozbudowana obsługa wiadomości SMS: indywidualne i masowe wysyłanie wiadomości sprzedażowych, windykacyjnych i informacyjnych do różnych grup odbiorców.
• Cała korespondencja z klientem archiwizowana automatycznie w jego kartotece, bez ręcznego kopiowania.

🛡️ RODO i bezpieczeństwo danych

• Obsługa celów i zgód na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z wymogami RODO.
• Obowiązki informacyjne: rejestracja przekazania klauzuli informacyjnej klientom.
• Prawo do zapomnienia: anonimizacja danych klienta na jego żądanie.
• Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych prowadzony w systemie.
• Ochrona danych: kontrola dostępu pracowników do poszczególnych modułów i kartotek.

🔧 Moduł zleceń serwisowych wyróżnia Gestora na tle typowych systemów CRM. Firmy serwisowe, warsztaty samochodowe, serwisy RTV/AGD, firmy IT świadczące usługi wsparcia technicznego mają w tym module kompletne narzędzie do zarządzania kolejką napraw, kosztorysowania i komunikacji z klientem, bez potrzeby wdrażania osobnego systemu serwisowego.

🟣 Gestor nexo PRO: dla firm z wymagającymi procesami sprzedażowymi

Gestor nexo PRO to rozszerzona wersja dla firm, których procesy sprzedażowe i serwisowe wymagają głębszej konfiguracji, własnych raportów i rozbudowanej automatyzacji. PRO nie jest zarezerwowany dla dużych organizacji, sprawdza się równie dobrze w mniejszej firmie z unikalnym procesem obsługi klienta.

Własne raporty i konfiguracja

• Definiowanie własnych raportów LINQ z funkcją przetwarzania wyników i eksportu do innych programów nexo.
• Własne wzorce wydruków dla ofert, zleceń serwisowych i umów dopasowane do identyfikacji wizualnej firmy.
• Rozbudowane pola własne wraz ze słownikami własnymi dla obiektów: klienci, umowy z klientami, oferty, procesy ofertowe, działania, asortyment, zlecenia serwisowe.
• Klasyfikatory asortymentu umożliwiające tworzenie drzewiastej struktury produktów i usług z filtrowaniem w kartotece, na listach i w wynikach raportów.
• Biblioteka załączników bez limitu liczby plików, do ewidencji zewnętrznych dokumentów: umów, protokołów, zdjęć, certyfikatów.

Automatyzacja i rozszerzalność

• Sfera dla Gestora nexo (nexo SDK): programistyczne otwarcie systemu na dodawanie własnych rozwiązań przez zewnętrznych deweloperów lub dział IT firmy.
• Punkty rozszerzeń do dodawania własnych algorytmów: automatyczne akcje, własne definicje zestawów dynamicznych klientów, niestandardowe reguły biznesowe.
• Funkcje automatyzacji poczty e-mail: sprawdzanie poprawności pisowni (polski, angielski, niemiecki, rosyjski), kontrola obecności załączników, definiowanie reguł wiadomości.
• Automatyczne akcje wyzwalane zdarzeniami w systemie: zmiana statusu zlecenia, upływ terminu umowy, osiągnięcie etapu w lejku sprzedaży.

Kontrola i audyt

• Pełny ślad rewizyjny: szczegółowe monitorowanie zmian dokonywanych przez użytkowników w dokumentach, zleceniach serwisowych i kartotekach klientów.
• Raporty aktywności handlowców z możliwością filtrowania po pracowniku, kliencie, typie działania i przedziale czasowym.
• Analiza skuteczności procesów ofertowych: ile ofert przechodzi do zamówienia, na jakim etapie odpada najwięcej klientów, który handlowiec ma najwyższą konwersję.

🔌 Sfera nexo SDK w wersji PRO otwiera Gestora na integracje niestandardowe. Jeden z użytkowników połączył Gestora nexo PRO z systemem obliczającym rozkroje cięcia blach, tworząc kompletny przepływ od zapytania ofertowego klienta po wystawienie dokumentu handlowego z obliczonymi materiałami. To przykład, jak PRO sprawdza się w firmach produkcyjnych z unikalnym procesem wyceny.

🏭 Branże, w których Gestor robi największą różnicę

• 🔧 Firmy serwisowe i warsztaty Moduł zleceń serwisowych z kosztorysem, scenariuszami obsługi i automatycznymi powiadomieniami SMS/e-mail. Klient wie na bieżąco, co się dzieje z jego urządzeniem.
• 🏗️ Firmy budowlane i instalacyjne Wieloetapowe procesy ofertowe, kosztorysowanie usług złożonych (nexo PRO), umowy z klientami z harmonogramem płatności i cyklicznymi przypomnień.
• 💼 Dystrybutorzy i hurtownie Aktywny dział handlowy z kilkoma handlowcami, lejek sprzedaży z prognozą przychodów, historia kontaktów i ofert dla każdego klienta w jednym miejscu.
• 🖥️ Firmy IT i MSP Ewidencja umów serwisowych z klientami, cykliczne wystawianie faktur abonamentowych, zlecenia serwisowe dla incydentów i zgłoszeń z automatyczną komunikacją.
• 🚗 Dealerzy i sprzedawcy specjalistyczni Długi cykl sprzedaży z wieloma ofertami, testami i spotkaniami. Pełna historia kontaktów i dokumentów z każdym potencjalnym klientem od pierwszego zapytania.
• ⚓ Firmy z długoterminowymi umowami Ewidencja umów z klientami i dostawcami, automatyczne powiadomienia o zbliżających się terminach odnowień i przeglądów, cykliczne generowanie dokumentów.

🤔 Który Gestor wybrać? Przewodnik decyzyjny

🟢 Wybierz Gestora GT gdy:

• Firma działa wyłącznie na linii GT i nie planuje migracji
• Priorytetem jest niższy koszt i klasyczny interfejs znany zespołowi
• Potrzebujesz podstawowego CRM: kartoteki, historia, oferty, zadania
• Nie korzystasz z modułu serwisowego ani umów z cyklicznymi akcjami

🔵 Wybierz Gestora nexo gdy:

• Korzystasz z Subiekta nexo i chcesz wspólnych kartotek i asortymentu
• Prowadzisz serwis i potrzebujesz modułu zleceń serwisowych z kosztorysem
• Chcesz automatycznych powiadomień SMS i e-mail przy zleceniach
• Potrzebujesz obsługi RODO z ewidencją zgód i prawem do zapomnienia
• Firma ma umowy z klientami wymagające cyklicznych akcji i przypomnień

🟣 Wybierz Gestora nexo PRO gdy:

• Potrzebujesz własnych raportów i wzorów wydruków dla ofert i zleceń
• Firma ma unikalny proces sprzedaży wymagający pól własnych i słowników
• Chcesz klasyfikatorów asortymentu z drzewiastą strukturą produktów i usług
• Wymagasz pełnego śladu rewizyjnego zmian w dokumentach i kartotekach
• Planujesz integracje przez Sferę nexo SDK lub własne automatyczne akcje
• Biblioteka załączników wymaga przechowywania ponad 1000 plików

⚠️ Typowe błędy przy wdrożeniu Gestora

• Wdrożenie bez zdefiniowania procesu sprzedażowego: Gestor to narzędzie wspierające proces, ale sam procesu nie tworzy. Bez zdefiniowania etapów lejka sprzedaży, kryteriów przejścia między etapami i przypisania odpowiedzialności do handlowców system będzie używany chaotycznie lub w ogóle.
• Brak migracji danych z Gestora GT przy przejściu na nexo: Gestor nexo umożliwia import danych z Gestora GT, ale wymaga zaplanowania i wykonania. Firmy, które pomijają ten krok, tracą historię kontaktów i ofert z poprzednich lat, co de facto resetuje CRM.
• Traktowanie Gestora jako zastępstwa dla Subiekta przy sprzedaży: Gestor obsługuje ofertowanie i procesy sprzedażowe, ale wystawienie faktury wymaga licencji na Subiekta nexo. Bez Subiekta przekształcenie oferty w dokument handlowy jest niemożliwe.
• Nieskonfigurowane scenariusze w module serwisowym: Moduł zleceń serwisowych jest potężny, ale wymaga skonfigurowania scenariuszy obsługi klienta, statusów i reguł automatycznych powiadomień przed uruchomieniem. Bez tej konfiguracji działa jak zwykła lista zleceń.
• Brak regularnego czyszczenia nieaktywnych kontaktów i procesów: CRM rośnie z czasem. Nieaktywne kartoteki, otwarte procesy ofertowe sprzed kilku lat i zduplikowane kontakty zaśmiecają system i utrudniają pracę. Warto zaplanować kwartalny przegląd bazy.

🎯 Podsumowanie

Gestor w każdym wariancie to dojrzały system CRM zintegrowany z ekosystemem Insert, który wypełnia lukę między wystawianiem faktur a zarządzaniem relacjami z klientami. Jego największą przewagą nad zewnętrznymi systemami CRM jest brak synchronizacji: dane są wspólne z Subiektem od razu, bez konfiguracji i bez opóźnień.

• GT to wybór dla firm działających na linii GT, które potrzebują podstawowego CRM bez migracji środowiska.
• nexo to wybór dla firm korzystających z Subiekta nexo, prowadzących serwis lub mających umowy z klientami wymagające automatycznych akcji.
• nexo PRO to wybór dla firm z unikalnym procesem sprzedażowym, potrzebą własnych raportów, rozbudowanych pól własnych lub integracji przez SDK.

Gestor nie jest dla każdej firmy. Ale dla firmy, gdzie sprzedaż to wieloetapowy proces z ofertami, negocjacjami i długą historią kontaktów z klientem, jest narzędziem, które porządkuje chaos i daje właścicielowi realny wgląd w to, co dzieje się w dziale sprzedaży.