#rewizor

Czym są pełne księgi rachunkowe

Pełna księgowość jest sposobem zapisywania tego, co dzieje się w firmie, w którym każde zdarzenie odkłada się w dwóch miejscach naraz. Można to sobie wyobrazić jako ścianę ponumerowanych szuflad. Jedne opisują to, co firma ma, czyli towar, pieniądze na rachunku i niezapłacone faktury od klientów. Drugie opisują, skąd to się wzięło, czyli kapitał właściciela, kredyt, niezapłacone faktury od dostawców. Sprzedaż na przelew nie znika w jednej szufladzie, tylko przesuwa wartość: przybywa należności od klienta i przybywa przychodu. Suma po obu stronach musi się zgadzać zawsze, a nie tylko na koniec roku, i właśnie ten wymóg odróżnia księgi rachunkowe od notowania wpływów i wydatków.

Zestaw tych szuflad nazywa się planem kont. Każde konto ma numer i nazwę, a większość dzieli się dalej na konta analityczne, po jednym dla każdego kontrahenta, projektu albo rodzaju kosztu. Zapis, który przypisuje kwoty z dokumentu do właściwych kont, to dekret.

Co robi Rewizor

Rewizor prowadzi taką ścianę szuflad dla firmy, która ma obowiązek pełnych ksiąg. Powstał w Insercie i istnieje w dwóch liniach, starszej GT oraz nowszej nexo, przy czym każda z nich ma własną bazę i własne dodatki. Program zbiera dokumenty, zamienia je na zapisy na kontach, pilnuje ewidencji VAT, liczy rozrachunki z kontrahentami, prowadzi kartotekę środków trwałych z planem amortyzacji, a na koniec roku układa z tego bilans oraz rachunek zysków i strat.

Obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg wynika z formy prawnej albo z wielkości. Spółki kapitałowe mają go od pierwszego dnia działalności, niezależnie od tego, ile wystawiają faktur. Jednoosobowa działalność i spółka cywilna wchodzą w ten obowiązek po przekroczeniu progu przychodów ogłaszanego przez ustawodawcę, a bywa też, że wchodzą wcześniej z własnej woli, bo taki układ danych jest im potrzebny do zarządzania.

Droga faktury przez program

Dokument trafia do Rewizora na jeden z kilku sposobów: przychodzi z programu handlowego tej samej linii, zostaje pobrany z Krajowego Systemu e-Faktur, wjeżdża plikiem albo zostaje wpisany ręcznie. Potem dostaje opis księgowy, czyli informację, czego dotyczy. Na podstawie tego opisu działa schemat dekretacji, przygotowana wcześniej reguła mówiąca, na które konta rozpisać kwoty z takiego dokumentu.

Zapis nie od razu jest ostateczny. Program prowadzi go przez stany: roboczy, do weryfikacji i zaksięgowany. Dopiero ostatni stan jest wpisem w dzienniku, którego nie usuwa się przez skasowanie, lecz przez storno, czyli zapis odwrotny. Równolegle dokument zasila ewidencję VAT, z której powstaje plik JPK z częścią deklaracyjną i ewidencyjną. Miesiąc zamyka się po uzgodnieniu sald, a rok osobno i w dwóch krokach, wstępnym i ostatecznym.

Czym Rewizor różni się od Rachmistrza

Rachmistrz obsługuje księgowość uproszczoną, czyli księgi przychodów i rozchodów albo ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. To jest rejestr liczony pod podatek dochodowy i nie odpowiada na pytanie, ile firma jest warta ani komu ile zostało do zapłacenia. Rewizor prowadzi księgi, z których powstaje sprawozdanie finansowe. Różnica nie leży więc w liczbie funkcji, tylko w formie rachunkowości, jaką firma ma obowiązek prowadzić. Zmiana formy jest zmianą programu, a nie przestawieniem opcji w dotychczasowym, choć dane historyczne dają się przenieść.

Program do wystawiania faktur bywa mylony z księgowym, bo też drukuje dokumenty i pokazuje sumy. Faktura jest jednak dopiero materiałem. Księgowanie zaczyna się dopiero przy rozstrzygnięciu, na które konta rozpisać poszczególne kwoty z tej faktury.

Zamknięcie roku

Rok kończy się bilansem, rachunkiem zysków i strat oraz informacją dodatkową, a w części firm także rachunkiem przepływów pieniężnych i zestawieniem zmian w kapitale. Rewizor składa te części z zapisów na kontach i zapisuje sprawozdanie w formacie XML wymaganym przez rejestr, bo papierowa forma nie jest już przyjmowana. Sam plik to jednak nie wszystko: pod sprawozdaniem podpisuje się każdy członek zarządu, podpisem kwalifikowanym albo profilem zaufanym. Trzyosobowy zarząd potrzebuje więc trzech podpisów, a brak jednego wstrzymuje złożenie dokumentu tak samo skutecznie jak brak całego sprawozdania.

Na co uważać

Największym źródłem pracy ręcznej są nieustawione schematy dekretacji. Program potrafi rozpisać dokument automatycznie, ale reguła musi powstać wcześniej i musi być dopasowana do planu kont danej firmy, bo inaczej każda faktura wymaga decyzji człowieka. Druga pułapka to granica między liniami: dokumenty wymieniają się w obrębie GT albo w obrębie nexo, więc zmiana programu księgowego pociąga za sobą pytanie o program handlowy. Trzecia to kopie zapasowe bazy danych, o których łatwo zapomnieć, gdy program stoi na jednym komputerze w biurze i działa bez zarzutu przez lata.

Kiedy Rewizor nie jest potrzebny

Firma bez obowiązku pełnych ksiąg nie zyskuje na przejściu na nie samego z siebie: dostaje więcej pracy i więcej miejsc, w których można się pomylić. Rewizor nie jest też narzędziem analizy zarządczej. Pokazuje stan zgodny z ustawą i z planem kont, natomiast pytania o marżę na kliencie albo rentowność zlecenia wymagają raportów budowanych obok, na danych z części handlowej.