#insert

Insert to wrocławski producent oprogramowania dla małych i średnich firm, działający od 1991 roku. Jego programy obsługują sprzedaż, magazyn, księgowość, kadry i kontakty handlowe, a sprzedawane są jako zestaw, w którym każdy element odpowiada za inny odcinek tej samej drogi dokumentu.

Co znaczy, że to pakiet, a nie jeden program

W pakiecie Insert każdy obszar ma osobny program. Subiekt prowadzi sprzedaż i magazyn, Rachmistrz księgowość uproszczoną, Rewizor pełne księgi rachunkowe, Gratyfikant kadry i płace, Gestor kontakty z klientami.

Podział wygląda na komplikację, dopóki nie spojrzy się na to jak na warsztat z kilkoma stanowiskami. Każde stanowisko ma własne narzędzia i własnego człowieka, ale wszystkie pracują na tym samym elemencie, przesuwanym od jednego do drugiego. Faktura wystawiona przy stanowisku sprzedaży trafia na stanowisko księgowe, a lista płac zamknięta w kadrach ląduje tam, gdzie się dekretuje.

Kluczowa jest tu forma tego przesuwania. Programy Insertu nie wymieniają się plikami do zaimportowania, tylko sięgają do wspólnych kartotek: ten sam kontrahent, ten sam towar, ten sam pracownik są jednym rekordem widzianym z kilku stron. Dlatego zmiana adresu kontrahenta w jednym miejscu jest zmianą we wszystkich, a nie zadaniem do powtórzenia.

Skąd bierze się zakorzenienie w polskich przepisach

Program księgowy nie jest narzędziem uniwersalnym, bo księgowość nie jest dziedziną uniwersalną. Struktura pliku JPK, format faktury ustrukturyzowanej, wzory deklaracji podatkowych i zasady naliczania składek to elementy krajowe, zmieniane przez ustawodawcę kilka razy w roku.

System pisany za granicą dochodzi do polskich wymagań przez warstwę lokalizacyjną, czyli tłumaczenie i dopasowanie nałożone na gotowy produkt. Insert powstawał od pierwszej wersji pod te przepisy, co widać najlepiej po tempie: zmiana prawa jest tu aktualizacją programu, a nie projektem dostosowawczym.

Dwie linie: GT i nexo

Każdy program pakietu wydawany jest w dwóch odmianach. Starsza nosi oznaczenie GT, nowsza nexo, a nexo ma dodatkowo rozszerzoną wersję PRO.

To nie jest podział na wersję porzuconą i aktualną. GT jest nadal rozwijane, ma niższe wymagania sprzętowe i prostszy, przewidywalny interfejs. Nexo zbudowano na nowszej architekturze, z myślą o głębszej konfiguracji, automatyzacji i rozszerzeniach pisanych na zamówienie.

Granica między liniami jest za to twarda w jednym punkcie i tu leży najczęstsze zaskoczenie. Dokumenty krążą wyłącznie wewnątrz jednej linii: program sprzedażowy nexo rozmawia z księgowością nexo, a wersja GT z wersją GT. Wybór linii jest więc decyzją o całym pakiecie naraz, a nie o pojedynczym programie, i odzywa się po latach, kiedy do rozrośniętego środowiska dokupuje się pierwszy kolejny moduł.

Gdzie się to spotyka

Typowy układ w małej firmie handlowej to Subiekt na stanowiskach sprzedaży, baza na serwerze albo na mocniejszym komputerze w biurze i program księgowy po stronie właściciela lub biura rachunkowego. Firma produkcyjna dokłada do tego magazyny z lokalizacjami, firma z zatrudnieniem dokłada kadry.

Osobnym, częstym przypadkiem jest biuro rachunkowe, które prowadzi w jednej instalacji wiele podmiotów. Zasada jest tam jedna: każdy podmiot ma własną bazę danych. Mieszanie firm w jednej bazie jest prostą drogą do błędu w deklaracji i do kłopotu przy kontroli.

Na co uważać

Zakup programu i prawo do jego ulepszeń to dwie osobne pozycje. Sama licencja jest bezterminowa, natomiast abonament na ulepszenia kupuje się na rok, a po jego wygaśnięciu program pracuje dalej i przestaje jedynie dostawać zmiany.

W księgowości ta swoboda jest pozorna, bo nowa struktura pliku sprawozdawczego albo kolejny etap wdrażania faktury ustrukturyzowanej wchodzą w życie bez oglądania się na to, kto opłacił abonament. Instalacja bez opłaconych aktualizacji przestaje więc wystawiać poprawne dokumenty w ciągu miesięcy, a nie lat.

Osobno warto przypilnować silnika bazodanowego. Programy pakietu pracują na serwerze dokładanym w darmowej odmianie, a ta ma górny limit wielkości bazy. Kilka lat dokumentów wraz z załącznikami dobija do tej granicy niepostrzeżenie, a wtedy program odmawia zapisu w środku dnia pracy.

Kiedy Insert nie jest odpowiedzią

Pakiet ten opisuje polskie realia i tam jest mocny. Firma rozliczająca się w kilku krajach, prowadząca konsolidację grupy kapitałowej albo potrzebująca planowania produkcji z harmonogramowaniem zleceń wychodzi poza jego zakres i szuka systemu klasy ERP. Odwrotny przypadek wygląda podobnie: jednoosobowa działalność wystawiająca kilka faktur miesięcznie zwykle nie potrzebuje żadnego z tych programów, bo obsłuży ją prosty program do fakturowania.