#collabora

Collabora Online to pakiet biurowy działający w przeglądarce, którego cała część licząca pracuje na maszynie postawionej przez samą firmę, a nie u dostawcy usługi. Obsługuje dokumenty tekstowe, arkusze i prezentacje, pozwala kilku osobom pracować na jednym pliku równocześnie i wywodzi się wprost z kodu wolnego pakietu biurowego znanego z komputerów stacjonarnych, na licencji otwartej.

Najbliższy obraz to sala z projektorem. Dokument leży na serwerze i tylko tam jest otwierany, a na ekranie widnieje odświeżany obraz jego bieżącej strony. Kilka osób patrzy na to samo płótno, każda widzi ten sam slajd w tej samej sekundzie, a naciśnięcie klawisza to polecenie wysłane do sali, po którym obraz zmienia się dla wszystkich naraz.

Co naprawdę dociera do przeglądarki

Po otwarciu pliku serwer uruchamia proces edytora i wczytuje do niego dokument. Widok dzielony jest na kwadratowe kawałki, które lecą do przeglądarki jako obrazy stałym połączeniem, a przeciwną drogą płyną naciśnięcia klawiszy, ruchy myszy i zaznaczenia. Przeglądarka nie ma więc dokumentu, tylko jego widok i pasek narzędzi.

Z tego jednego założenia biorą się wszystkie właściwości rozwiązania. Formatowanie liczone jest przez ten sam mechanizm co w wersji na komputer, więc plik otwarty w przeglądarce wygląda tak samo jak otwarty lokalnie. Kursory pozostałych osób widać dlatego, że wszyscy pracują na jednym procesie po tej samej stronie łącza. Obciążenie procesora i pamięci przypada na serwer, a nie na komputer pracownika, więc dziesięcioletni laptop otwiera arkusz równie szybko jak nowy.

Skąd bierze się plik

Sam edytor nie przechowuje niczego i nie ma pojęcia kont użytkowników. Podpina się go do systemu, w którym pliki już leżą, uzgodnionym protokołem wymiany dokumentów: system plików mówi „ten użytkownik ma prawo edytować ten dokument”, przekazuje jego treść razem z biletem dostępu, a po zakończeniu pracy odbiera zapisaną wersję.

Rolę takiego gospodarza pełni zwykle firmowy dysk sieciowy z własnym logowaniem, uprawnieniami do katalogów, historią wersji i koszem. Tam też należą kopie zapasowe, bo edytor jest wyłącznie warstwą pracującą na cudzych plikach. Dla organizacji jest to najważniejsza różnica w całym zestawieniu: dokument przez cały czas pozostaje w magazynie, którym firma zarządza sama, i nie zakłada się przy okazji żadnego konta u zewnętrznego dostawcy.

Wydanie rozwojowe i wydanie wspierane

Ten sam produkt rozdaje się w dwóch postaciach i pomylenie ich kosztuje najwięcej kłopotu. Wydanie rozwojowe jest bezpłatne, wychodzi często i zawiera rzeczy najświeższe, a producent opisuje je jako dobre do testów, użytku domowego i małych zespołów, nie do pracy produkcyjnej. Wydanie wspierane dostaje sprawdzone aktualizacje i poprawki bezpieczeństwa, ma określony okres utrzymania i jest usługą płatną.

Wybór nie sprowadza się do listy funkcji, bo te są w obu zbliżone. Sprowadza się do pytania, kto odpowiada za sytuację, w której po aktualizacji arkusz przestaje się poprawnie otwierać, i czy firma jest gotowa sama pilnować częstych wydań.

Pakiet u siebie a pakiet u dostawcy

Zestawy biurowe wielkich dostawców obejmują pocztę, kalendarz, wideorozmowy i tożsamość pracownika, do której podpięte jest wszystko pozostałe. Tutaj kupuje się wyłącznie edytory, a pocztę, kalendarz i konta trzeba mieć skądinąd, więc porównanie samych cen za użytkownika wprowadza w błąd.

Druga różnica dotyczy postaci dokumentu. W pakiecie działającym wyłącznie w chmurze dokument bywa zapisem w usłudze, który przed wysłaniem na zewnątrz trzeba wyeksportować. Tutaj pod spodem cały czas leży zwykły plik w otwartym formacie albo w formacie pakietu Microsoftu, ten sam, który da się skopiować, wysłać i otworzyć programem na komputerze.

Trzecia dotyczy odpowiedzialności. Usługa dostawcy działa albo nie działa i firma nic z tym nie robi poza zgłoszeniem. Instancja własna działa dokładnie tak dobrze, jak dobrze jest utrzymana, więc awaria w sobotni poranek zostaje sprawą do rozwiązania własnymi siłami.

Czego wymaga serwer

Każdy otwarty dokument to osobny proces liczący, więc zapotrzebowanie rośnie z liczbą osób pracujących równocześnie, a nie z liczbą przechowywanych plików. Zestawienie na dwadzieścia osób i na dwieście to dwie różne maszyny i planuje się je z góry.

Do tego dochodzą wymagania techniczne, o których łatwo zapomnieć przy pierwszym uruchomieniu: stałe połączenie między przeglądarką a serwerem musi przejść przez pośrednika sieciowego, a certyfikat po stronie edytora i po stronie dysku musi być wzajemnie uznany, bo inaczej całość milczy bez czytelnego komunikatu.

Kiedy przeglądarkowy pakiet nie wystarczy

Arkusze z rozbudowanymi mechanizmami napisanymi pod pakiet Microsoftu otwierają się, ale bywają liczone inaczej, a im więcej takich plików krąży między firmą a jej kontrahentami, tym częściej ktoś będzie sięgał po program zainstalowany lokalnie.

Praca w podróży, przy słabym zasięgu, jest drugim ograniczeniem: obraz dokumentu wędruje przez sieć nieprzerwanie, więc przerwane łącze oznacza przerwaną pracę. Trzecim jest skala odwrotna do spodziewanej. Firma z trzema osobami zapłaci utrzymaniem serwera za coś, co u dostawcy kosztuje kilkanaście złotych miesięcznie, i to nie jest oszczędność, tylko przeniesienie kosztu z faktury do czyjegoś czasu.